Der Sommer bringt nicht nur Sonne, sondern auch zahlreiche Anfragen rund um die Urlaubsplanung im Betrieb. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sollten die wichtigsten arbeitsrechtlichen Regelungen kennen, um unnötige Konflikte zu vermeiden.

Fünf Wochen gesetzlicher Urlaubsanspruch

Arbeitnehmer haben Anspruch auf 25 Arbeitstage Urlaub pro Arbeitsjahr bei einer Fünf-Tage-Woche – das entspricht fünf Wochen bezahltem Urlaub. In den ersten sechs Monaten eines neuen Arbeitsverhältnisses wächst der Urlaubsanspruch anteilig: Nach einem Monat stehen beispielsweise etwa zwei Urlaubstage zu. Ab dem siebten Monat kann der gesamte Jahresurlaub konsumiert werden.

Nach 25 Dienstjahren beim selben Arbeitgeber, wobei auch anrechenbare Vordienstzeiten berücksichtigt werden, steigt der Urlaubsanspruch auf 30 Arbeitstage, also sechs Wochen pro Jahr.

Urlaub muss einvernehmlich vereinbart werden

Urlaub darf nicht einseitig angeordnet oder angetreten werden. Zeitpunkt und Dauer müssen immer zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden. Das gilt auch für Betriebsurlaub: Auch wenn der Betrieb über den Sommer schließt, muss diese Pause einvernehmlich festgelegt sein.

Wichtig: Ein Betriebsurlaub darf maximal die Hälfte des jährlichen Urlaubsanspruchs eines Mitarbeiters betreffen. Der restliche Urlaub bleibt zur freien Verfügung.

Tipp: Halten Sie jede Urlaubsvereinbarung schriftlich fest – auch wenn grundsätzlich auch mündliche oder stillschweigende Vereinbarungen rechtlich zulässig wären.

Krankheit im Urlaub: Was gilt?

Wird ein Arbeitnehmer während des Urlaubs krank, gelten besondere Regeln: Ab dem vierten Kalendertag der Erkrankung werden die betroffenen Tage nicht als Urlaubstage gewertet.

Voraussetzung: Der Arbeitgeber muss unverzüglich informiert werden, und bei Rückkehr ist eine ärztliche Bestätigung über den Krankenstand vorzulegen.

Urlaubskonsum und Informationspflicht

Grundsätzlich soll der Jahresurlaub im selben Jahr konsumiert werden, in dem er entsteht. Nicht verbrauchte Urlaubstage können ins Folgejahr übertragen werden, verfallen jedoch zwei Jahre nach Ende des Urlaubsjahres. Bei Elternkarenz verlängert sich diese Frist.

Seit einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) sind Arbeitgeber verpflichtet, ihre Mitarbeitenden aktiv zum Urlaubsverbrauch aufzufordern und über drohenden Verfall zu informieren. Wird diese Pflicht unterlassen, verjährt der Urlaub nicht.

Tipp: Behalten Sie den Urlaubskonsum Ihrer Mitarbeitenden im Blick und informieren Sie rechtzeitig über mögliche Verfallsfristen.

Kein Geld statt Urlaub – mit einer Ausnahme

Eine Geldablöse von Urlaub während eines aufrechten Dienstverhältnisses ist unzulässig, da der Urlaub der Erholung dient. Eine Auszahlung ist nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses möglich – als sogenannte Urlaubsersatzleistung für nicht konsumierte, aber zustehende Urlaubstage.

Fazit

Der richtige Umgang mit Urlaubsansprüchen ist nicht nur eine Frage der Fairness, sondern auch eine rechtliche Pflicht. Arbeitgeber sind gut beraten, Vereinbarungen schriftlich zu dokumentieren und ihre Informationspflichten ernst zu nehmen – auch bei Betriebsurlaub und Krankheit.

Stand: Juli 2025, Haftungsausschluss/ Disclaimer:

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