Ab dem 1. September 2025 stellt die Finanzverwaltung sämtliche Schriftstücke an Unternehmen, die zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet sind, nur noch elektronisch über FinanzOnline zu. Die elektronische Zustellung gilt als rechtswirksam – auch dann, wenn die Nachricht nicht sofort geöffnet wird.

Elektronische Zustellung wird verpflichtend

Die Zustellung erfolgt über den Posteingang in FinanzOnline. Ab dem Zeitpunkt, an dem ein Schriftstück dort abrufbar ist, gilt es als zugestellt – unabhängig davon, ob es tatsächlich gelesen wurde. Damit beginnen auch Fristen (z. B. zur Einbringung von Rechtsmitteln) zu laufen.

Betroffen sind alle Unternehmen, die zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet sind – also auch Kleinunternehmer, die auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichtet haben. Nur Unternehmer, die tatsächlich keine Umsatzsteuer schulden (echte Kleinunternehmer ohne USt), können weiterhin auf eine elektronische Zustellung verzichten.

Verständigung per E-Mail

FinanzOnline bietet die Möglichkeit, bei neuen Nachrichten eine E-Mail-Benachrichtigung zu versenden. Voraussetzung dafür ist, dass eine gültige E-Mail-Adresse im System hinterlegt und die Benachrichtigungsfunktion aktiviert ist.

Tipp: Verwenden Sie eine E-Mail-Adresse, die auch im Urlaubs- oder Krankheitsfall regelmäßig gelesen wird – etwa eine allgemeine Kanzleiadresse oder einen Funktionsposteingang. Die E-Mail selbst enthält aus Datenschutzgründen keine inhaltlichen Details, sondern lediglich den Hinweis, dass ein neues Schriftstück vorliegt.

Zustellvollmacht bleibt aufrecht – aber nicht für alles

Eine bestehende Zustellvollmacht an die Steuerberatungskanzlei bleibt weiterhin gültig. Trotzdem gibt es Ausnahmen: Bestimmte Schreiben – z. B. Mahnungen – werden von der Finanz direkt in die Databox des Unternehmens übermittelt, auch wenn ein steuerlicher Vertreter bevollmächtigt ist.

So bleiben Sie auf der sicheren Seite

• Melden Sie sich regelmäßig bei FinanzOnline an.

• Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse.

• Aktivieren Sie die Benachrichtigungsfunktion in den Einstellungen.

• Archivieren Sie wichtige Schriftstücke auch außerhalb von FinanzOnline.

• Organisieren Sie bei Abwesenheiten eine verlässliche Vertretung.

Zustellung über das Unternehmensserviceportal (USP)

Wenn Sie FinanzOnline mit dem USP verknüpft haben, erfolgt die Verständigung über den USP-Postkorb. In diesem Fall können auch mehrere Zustellbevollmächtigte sowie zusätzliche Benachrichtigungsadressen hinterlegt werden. Mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel „Direkte Zustellung durch das Finanzamt“ vom Mai 2025.

Stand: August 2025, Haftungsausschluss/ Disclaimer:

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